Trucos de productividad

La diferencia entre quien usa la plataforma media hora al día y quien la usa dos no está en la cantidad de trabajo: está en un puñado de funciones que casi nadie descubre solo. Este capítulo las reúne. Ninguna es espectacular; todas se pagan la primera semana.

Busca en vez de navegar

En la barra superior, a la derecha, hay un buscador con una lupa y su atajo de teclado indicado al costado. Busca por nombre en los objetos de la plataforma —activos, controles aplicados, evidencias, auditorías, escenarios de riesgo, políticas, incidentes, entidades, dominios y alcances, entre otros— y te lleva directo al que elijas.

Si sabes cómo se llama lo que buscas, este es siempre el camino más corto. Recorrer el menú lateral para llegar a un control que ya conoces es tiempo regalado.

El buscador tiene además un atajo de teclado, indicado junto a la lupa. Aprendértelo es la mejora individual más rentable de esta lista: la búsqueda se abre desde cualquier pantalla, sin tocar el mouse.

Responde auditorías en modo destello

Responder una auditoría requisito por requisito desde la vista completa es lento: cada uno abre su ficha, con su evidencia, sus controles y sus observaciones. Útil cuando estás trabajando en profundidad; agotador cuando tienes cien requisitos por delante y solo quieres avanzar.

El modo destello es la alternativa: presenta los requisitos uno tras otro, en una vista mínima, para que respondas en serie sin salir de la pantalla. Es la forma correcta de hacer una primera pasada completa sobre un marco nuevo.

Una advertencia que importa: responder en modo destello registra el resultado de cada requisito, pero no necesariamente cierra su estado. Como el avance de una auditoría se cuenta por estado, es normal ver la barra quieta después de una sesión larga de modo destello. No es un error — está explicado en Evidencias y auditorías.

Vista kanban para los controles

Los controles aplicados se pueden mirar como tarjetas en columnas por estado, en lugar de como filas de una tabla. Es la vista natural para una reunión de avance: se ve de un vistazo qué está atascado y dónde se acumula el trabajo.

La tabla sigue siendo mejor para filtrar, ordenar y exportar. Son dos vistas del mismo dato; usa la que responda tu pregunta.

Las tablas hacen más de lo que parece

Todas las listas de la plataforma comparten el mismo conjunto de controles, así que aprenderlos una vez sirve para todas:

El campo de búsqueda de la tabla filtra dentro de esa lista, sin salir de ella.
Filtros abre los filtros propios de ese objeto: estado, dominio, titular, marco, etiquetas y lo que corresponda al tipo.
El selector de columnas te deja mostrar y ocultar columnas, reordenarlas arrastrando y volver a la configuración por defecto. Es lo que convierte una tabla ilegible de quince columnas en una vista de las cinco que te importan.
Las cabeceras ordenan al hacer clic.
Filas por página y la paginación, para cuando la lista es larga de verdad.
La selección múltiple habilita una barra de acciones en lote sobre las filas marcadas.

Etiquetas: tu propia forma de agrupar

Las Etiquetas son transversales: se aplican a activos, controles, evidencias, riesgos, tareas y más, y después sirven de filtro en cualquier tabla. Son el mecanismo para agrupar por criterios que la plataforma no conoce —“planta norte”, “auditoría externa 2026”, “proveedor crítico”— sin inventar convenciones de nombres.

Las integraciones ya las usan: todo lo que llega automáticamente viene etiquetado con el nombre de su integración de origen, así que filtrar por esas etiquetas separa en un clic lo automático de lo declarado a mano.

Comenta donde ocurre la discusión

Los requisitos de una auditoría, los escenarios de riesgo, los controles aplicados y los hallazgos tienen su propio panel de comentarios. La conversación queda pegada al objeto, no en un correo que nadie va a encontrar en marzo.

Un comentario se puede editar —queda marcado como editado—, se puede publicar con un atajo de teclado sin soltar las manos, y sobre todo se puede marcar como procesado. Los procesados se ocultan del panel, así que el hilo muestra siempre lo que sigue pendiente. Usado bien, reemplaza por completo el “te mandé un correo con las observaciones del requisito 8.3”.

Deja que la plataforma te avise

No hace falta revisar fechas a mano. La plataforma manda correo cuando un control pasó su ETA sin quedar activo, cuando un control, una evidencia o una excepción de seguridad está por caducar —a 30, 7 y 1 día—, cuando ya caducó, cuando una tarea está por vencer o ya venció, y cuando una auditoría se acerca a su plazo. Los avisos llegan a quien figura como titular o responsable, que es la razón por la que vale la pena completar ese campo aunque parezca opcional.

El Calendario (/calendar, en la sección Operaciones) es la vista complementaria: reúne en un solo lugar los vencimientos de tareas, los ETA de los controles y las caducidades de las aceptaciones de riesgo.

Mis tareas es la pantalla de todos los demás

Si tuvieras que enseñarle una sola pantalla a alguien que no trabaja en cumplimiento, es Mis tareas (/my-assignments). Reúne todo lo que está a su nombre —controles donde es titular, tareas asignadas, auditorías y evaluaciones donde es autor, escenarios, incidentes, excepciones, hallazgos, y lo que espera su aprobación— sin que tenga que aprenderse el menú. Tiene además la opción de incluir lo asignado a sus equipos, no solo a su persona.

Para trabajar las ocurrencias concretas de las tareas recurrentes —las de este mes, no la definición— está Revisión de tareas (/tasks-review), en la misma sección Operaciones.

En Generadora Cordillera Carolina Prat no le pidió al equipo de operación que “usara la plataforma”. Les mandó el enlace a Mis tareas y les pidió que los comentarios de cada requisito quedaran ahí en vez de en correos. Tres meses después la carpeta de fiscalización se armó sola: la discusión de cada requisito estaba junto al requisito.

Qué mirar después

Para la lectura semanal de los números, Tableros y analítica. Para reducir el trabajo manual de raíz —que es el ahorro grande—, Cómo funcionan las integraciones.